Vivemos um ritmo muitas vezes acelerado dando a sensação de que fizeram o tempo correr mais rápido. Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter mais do que 24 horas para dar conta de tudo? Sempre temos muito a fazer: trabalho, estudos, vida pessoal, aproveitar bem a oportunidade de fazer parte do CEO do Futuro e etc. E se seu dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo ou teria ainda mais tarefas a executar?
Infelizmente não é possível acrescentar mais horas em um dia. Mas é possível tornar o seu uso mais eficiente através de quatro dicas simples para gestão do tempo. Assim, o que fará o sucesso ou o fracasso de qualquer metodologia ou ferramenta é a decisão de colocá-la em prática. Portanto, após a leitura recomendo que coloque em prática, principalmente aquelas que mais se encaixarem a sua rotina. Desejo a todos uma boa leitura!
DICA 1: COMPREENDA O QUE É A TRÍADE DO TEMPO
Na tríade do tempo as atividades são divididas em três critérios: importante, urgente e circunstancial. As três esferas juntas compõem toda a forma como utilizamos nosso tempo.
- A esfera da urgência: reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou já se esgotou. São as atividades que surgem em cima da hora, que não podem ser previstas e que geralmente causam estresse.
- A esfera da importância: refere-se a todas as atividades que você faz e que são significativas em sua vida, aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. Logo, o que é importante não necessariamente tem um tempo específico para ser feito.
- A esfera das circunstâncias: corresponde às tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. É a esfera que não leva a lugar nenhum, não traz resultados, e é onde se encontram os principais ladrões de seu tempo.
O ideal é dedicar-se mais à esfera da importância e diminuir o tempo das demais, portanto é importante analisar em qual esfera da tríade cada tarefa que você realiza se encontra. Isso ajuda você a ter consciência sobre o processo de gestão do tempo e querer mudar seus padrões atuais.
Já parou para pensar que o que pode estar tomando seu tempo podem ser circunstâncias banais ou porque está constantemente “apagando incêndios” com tarefas urgentes e que não estavam no plano? E note que pessoas focadas sabem canalizar esforços na esfera da importância para obter sucesso.
DICA 2: ELENQUE PRIORIDADE PARA SUAS TAREFAS
Agora, graças a dica anterior, você já é capaz de responder quais tarefas contribuem com o seu futuro e também aquelas que não agregam valor... E que independentemente disso você continua com uma lista de coisas que precisam ser feitas, certo? Então como começar?
Primeiramente devemos compreender que datas limite se tornam nossos maiores inimigos, e por vezes acabamos perdendo completamente o prazo de entrega de um ou outro projeto. Além disso, é importante saber visualizar quando deixamos de fazer as coisas que realmente importam. Até aqui você deve estar me perguntando, existe uma maneira prática para melhorar isso? E a resposta é: SIM!
O que na verdade precisamos é de um filtro que nos ajude a diferenciar as tarefas, reforço que, podemos assim focar naquilo que verdadeiramente merece a nossa atenção. Essa diferenciação resulta no que é chamado de Matriz de Eisenhower. Ela funciona como uma estrutura, que nos permite visualizar quais são nossas reais prioridades, de acordo com a importância e urgência relativa de cada tarefa. Segue um exemplo de como estabelecer um padrão:
Assim, uma tarefa ou item é considerado urgente sempre que possui um prazo para sua execução. E é considerado importante se contribui para suas metas ou objetivos, nos compete agora estabelecer se elas precisam ser feitas urgentemente ou se é possível planejá-la para ser feita em um momento mais propício.
Por fim, tarefas que não são nem urgentes e nem importantes para você são aquelas que devem ser reduzidas no nosso dia a dia, para que assim possamos destinar mais tempo para as demais. Portanto, se você está passando tempo demais em um hobby pode ser a hora de refletir e eliminar um pouco desse tempo extra. Mas se você não está exagerando, continue sem qualquer culpa ou remorso pelo que está fazendo.
Um "resuminho" para te orientar quando tiver uma lista de tarefas extensa:
DICA 3: USE OS SEIS PRINCÍPIO PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Existem cinco princípios que são básicos para uma boa administração do tempo: descarregar, planejar, antecipar, priorizar e equilibrar.
A) DESCARREGAR consiste em tirar da cabeça qualquer tipo de “coisas a fazer” e colocar em alguma ferramenta de produtividade, portanto escolha a sua favorita. Exemplos de ferramentas desse tipo são agendas, post its, bloco de notas ou apps para descarregar estas informações como Google Keep, One Note, Evernote, Trello, Asana e entre outra variedade de opções. É importante que você opte apenas por uma única ferramenta para descarregar, para que no próximo passo você seja capaz de encontrar todas em um único lugar.
Quando fazemos a ação de descarregar nossas demandas e ideias em um lugar, tiramos essa responsabilidade de nosso cérebro. Fazendo assim com que nossa memória fique livre para outras tarefas mais importantes, além de ser uma ótima ação para reduzir a ansiedade e preocupação com tarefas que precisam ser feitas no futuro.
B) Após você já ter um lugar para descarregar as demandas sempre que surgem, o próximo passo é PLANEJAR. Se trata do momento em que se tira as tarefas da lista de “descarregados” e as programamos para serem feitas. Para isso você deve se habituar em escolher um dia para fazer o planejamento da semana, por exemplo você pode optar em todo domingo à noite consultar as demandas que você descarregou em sua ferramenta preferida e começar a planejá-las para os dias seguintes. Agendas e planners são ótimas ferramentas para isso, seja física ou virtual, cabe a você escolher qual melhor combina com você.
C) ANTECIPAR é um ato de reduzir as urgências e aumenta a dedicação nas situações que são de fato importantes. Portanto, antecipe tudo o que você acha que possa dar problemas e reserve margem para imprevistos em seus planejamentos. Uma das formas mais frequentes de entrar no estado de estresse é deixar uma tarefa importante se tornar urgente, assumir compromissos com prazos muito apertados de qualquer espécie ou adiar trabalhos que cedo ou tarde terão de ser executados.
D) PRIORIZAR significa ordenar a execução das suas tarefas e compromissos. Na dica 2 deste artigo aprendemos uma técnica que permite priorizar e filtrar as tarefas. Você sabia que, de maneira geral, um defeito nosso é que tendemos a priorizar a urgência e as circunstâncias e a deixar de lado as coisas realmente importantes?
De fato, às vezes as urgências devem ser executadas primeiro para serem eliminadas logo, mas não podemos deixar que isso se torne uma rotina. Quando você prioriza o que é importante, está colocando sua vida no rumo certo. Lembre-se: Sua qualidade de vida está diretamente ligada às suas escolhas e prioridades!
E) Por fim, é fundamental dividir o tempo para EQUILIBRAR a vida em sua totalidade e não apenas transformá-la em uma situação mecânica, dedicada a uma função específica. O objetivo é saber dosar, dar tempo ao trabalho, ao lazer, à família, a tudo o que é importante para você... Quando for planejar e priorizar suas tarefas, lembre-se sempre de perguntar se elas estão de acordo com o que te deixa equilibrado.
Cabe ressaltar que possuímos quatro dimensões da nossa existência: física, mental, emocional e espiritual. Juntas, elas formam a unidade responsável pelo nosso equilíbrio. Gosto de visualizar os exemplos na tabela a baixo para refletir o quão equilibrado estou. Fique à vontade para complementar com outros que façam sentido para você.
DICA 4: COMECE A APLICAR AGORA MESMO O QUE VOCÊ APRENDEU
Todos estes conceitos de nada serviriam para mim se eu não colocasse em prática o que aprendi ao ler livros sobre o assunto. Então eu tinha duas opções, deixar para depois e perder a oportunidade de praticar o que estava fresco em minha mente ou então aproveitar que estava aprendendo e já me preparar para a nova semana que estava por vir. Portanto, sugiro que comece hoje você também.
É bem simples, você pode começar descarregando em um bloco de notas tudo que você precisa fazer. Em seguida compreenda a prioridade e relevância dessas atividades na sua vida. Por fim, combine o que você aprendeu aqui com um planejamento que possa ser seu guia.
Eu, por exemplo, me inspirei vendo um modelo de planejamento de outra pessoa. Assim comecei a usá-lo no meu dia a dia e fui adaptando-o de acordo com minhas necessidades específicas. Posso te prometer que isso tem feito toda diferença, porque se tornou possível conciliar a rotina de trabalho, com os estudos, o comprometimento com o CEO do Futuro e ainda estar em harmonia com minha vida pessoal.
Obs.: Esse é um modelo que eu vi, espero que você encontre um que goste também :)
Bom... me chamo Otacílio e sou voluntário do time de Ciência de Dados, aqui temos uma rotina intensa. Sei que muitas pessoas julgam ser impossível conciliar suas obrigações, e isso acontece porque ainda não estão gerenciando o tempo da melhor maneira possível. Você vai ficar encantado quando perceber o quanto pode fazer seu dia render mais!
Você utiliza alguma das técnicas que foram apresentadas? Que tal compartilhar com a gente nos comentários? Espero que pelo menos uma dessas dicas possa ajudar a sua semana se tornar ainda melhor. Abraços time!
Referências:
ALLEN , D. A arte de fazer acontecer = Getting things done: uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
ASSIS, M. D. Saiba como a Matriz de Eisenhower pode aumentar a sua produtividade. Blog Nectar, 2017. Disponivel em: <https://blog.nectarcrm.com.br/produtividade/>. Acesso em: 2020 Agosto 21.
BARBOSA, C. A tríade do tempo. 1. ed. [S.l.]: Buzz Editora, 2018.
MOREIRA, M. I. 8 conselhos para administrar melhor o tempo e ser mais produtivo.
Pequenas Empresas & Grandes Negócios, 2018. Disponivel em:
<https://revistapegn.globo.com/Administracao-de-empresas/noticia/2018/08/8-conselhospara-administrar-melhor-o-tempo-e-ser-mais-produtivo.html>. Acesso em: 21 Agosto 2020.
MYLES, T. S. K. Produtividade Máxima. [S.l.]: Sextane, 2015.
PALÁCIOS, F. Como administrar o tempo: conheça a Tríade do Tempo. SBPNL, 2018. Disponivel em: <https://www.pnl.com.br/como-administrar-o-tempo-conheca-a-triade-dotempo/>. Acesso em: 21 Agosto 2020.